Una nuova figura in soccorso per professionisti e aziende: l’executive assistant!
Quello dell’Executive Assistant è uno dei profili più in rapida ascesa negli ultimi tempi. Ma chi è e di cosa si occupa esattamente questa nuova figura professionale?
Chi è l’Executive Assistant?
Col termine Executive Assistant (o assistente di produzione) ci si riferisce a una figura di grande importanza negli equilibri aziendali.
Normalmente affianca l’operato di un dirigente di alto livello come un presidente o un amministratore delegato (o addirittura è di supporto a un intero team dirigenziale).
Si configura come una sorta di evoluzione della classica segretaria che un tempo si limitava a portare i caffè e rispondere al telefono.
Non solo fotocopie e caffè
I compiti assegnati a chi ricopre questo ruolo all’interno dell’azienda sono oggi molto più estesi: come vedremo, infatti, l’Executive Assistant si pone al centro di tutti i processi aziendali.
Lo stesso vale per le sue competenze che devono comprendere elementi di marketing, di gestione dei conflitti e delle situazioni di stress, oltre alla conoscenza di almeno due lingue.
Per questo motivo la persona chiamata a ricoprire questo ruolo deve essere altamente versatile, competente negli argomenti più vari e capace di risolvere agevolmente i problemi (o, come si dice sempre più spesso, deve essere dotata di “problem solving”).
Cosa fa l’Executive Assistant?
Dare una risposta univoca a questa domanda è impossibile, data la enorme quantità di compiti ricoperti da questa figura.
L’organizzazione prima di tutto
In primis i compiti più prettamente di “segreteria classica” come:
- L’organizzazione dell’agenda degli appuntamenti e degli eventi del proprio superiore;
- Rispondere alle telefonate e recapitare messaggi;
- Occuparsi di tutte le questioni burocratiche e amministrative.
Saper fare da filtro
Oltre a questo però l’Executive Assistant deve fare da filtro, gestendo quanto più possibile gli imprevisti e le problematiche di poco conto e passando al proprio superiore solo le questioni più importanti. È importante pertanto che abbia grandi doti organizzative, che sia capace e all’occorrenza veloce ad apprendere.
Sapersi assumere grandi responsabilità
Come detto sopra, pertanto, è necessario che sia in possesso di molte conoscenze:
- Può capitare ad esempio di dover fare indagini di mercato, che verranno poi utilizzate dai dirigenti per prendere decisioni sull’andamento della compagnia;
- Così come può essere necessario gestire conflitti interni all’ambiente di lavoro, motivo per il quale l’Executive Assistant deve essere in grado di gestire i rapporti interpersonali e la comunicazione con i dipendenti.
La figura dell’Executive Assistant è quindi di importanza strategica.
Per costruire un team di lavoro vincente ed affiatato puoi pensare di coinvolgere sia lui che il resto del tuo team di lavoro in attività di team building che contribuiranno a creare un gruppo capace di lavorare in squadra e ottenere grandi obiettivi.
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Se non ne hai il tempo, puoi sempre chiedere al tuo Executive Assistant di farlo per tuo conto!
